Jak zmniejszyć PDF, żeby dało się go wysłać e-mailem
Poradniki · Zaktualizowano 12 października 2026 · Autor: Tiago Santos
Załączasz PDF, klikasz Wyślij, a wiadomość wraca albo aplikacja pocztowa proponuje zamiast tego link do chmury. Większość usług pocztowych ogranicza załączniki do 20–25 MB na wiadomość, a serwer odbiorcy może przyjąć jeszcze mniej.
Typowe limity załączników
- Gmail: 25 MB na wiadomość. Większe pliki są wysyłane jako link do Dysku Google.
- Outlook.com i Microsoft 365: domyślnie około 20 MB (organizacje mogą to zmienić).
- Yahoo Mail i iCloud Mail: 25 MB. iCloud może wysyłać większe pliki przez Mail Drop.
Załączniki rosną przy wysyłce o około jedną trzecią, przez sposób, w jaki e-mail koduje pliki. Celuj więc wyraźnie poniżej limitu: PDF o rozmiarze 19 MB może nie przejść przy limicie 25 MB.
Dlaczego niektóre PDF-y są tak duże
Tekst waży niewiele. PDF robią ciężkim obrazy: zeskanowane strony, zdjęcia dokumentów z telefonu i grafiki w wysokiej rozdzielczości. Skan 10 stron w 600 DPI łatwo przekracza 50 MB, a te same strony jako tekst miałyby kilkaset kilobajtów.
Zmniejsz go bez utraty czytelnego tekstu
Kompresuj PDF ma dwa tryby:
- Zrównoważona ponownie kompresuje tylko obrazy w PDF-ie. Tekst pozostaje ostry, da się go zaznaczać i przeszukiwać. Tę wypróbuj najpierw.
- Mocna zamienia każdą stronę w skompresowany obraz. Zmniejsza nawet najbardziej oporne skany, ale tekstu nie da się już zaznaczyć; używaj jej do dokumentów, które trzeba tylko przeczytać.
Skany i PDF-y pełne zdjęć często zmniejszają się o 50–90%. PDF jest kompresowany w przeglądarce i nigdy nie jest wysyłany, co ma znaczenie przy dokumentach, które ludzie wysyłają e-mailem: umowach, dowodach osobistych i paskach wypłat.
Jeśli nadal jest za duży
- Usuń strony, których nikt nie potrzebuje, w Usuń strony z PDF, na przykład puste strony albo długie załączniki.
- Wyślij go w dwóch wiadomościach: Podziel PDF tnie go na części według zakresów stron.
- Następnym razem przy skanowaniu wybierz 200–300 DPI i skalę szarości dla dokumentów tekstowych. Już samo to często zmniejsza pliki dziesięciokrotnie.