Cách làm PDF đủ nhỏ để gửi qua email
Hướng dẫn · Cập nhật 12 tháng 10, 2026 · Tác giả: Tiago Santos
Bạn đính kèm một PDF, bấm gửi, và email bị trả lại hoặc ứng dụng email đề nghị dùng liên kết đám mây. Hầu hết dịch vụ email giới hạn tệp đính kèm ở mức 20 đến 25 MB mỗi thư, và máy chủ bên nhận có thể chỉ chấp nhận ít hơn.
Giới hạn tệp đính kèm thường gặp
- Gmail: 25 MB mỗi email. Tệp lớn hơn được gửi dạng liên kết Google Drive.
- Outlook.com và Microsoft 365: mặc định khoảng 20 MB (tổ chức có thể thay đổi).
- Yahoo Mail và iCloud Mail: 25 MB. iCloud có thể gửi tệp lớn hơn bằng Mail Drop.
Tệp đính kèm to thêm khoảng một phần ba khi gửi, do cách email mã hóa tệp. Vì vậy hãy nhắm thấp hơn hẳn giới hạn: một PDF 19 MB có thể không qua được giới hạn 25 MB.
Vì sao một số PDF lại nặng như vậy
Chữ chiếm rất ít dung lượng. Thứ làm PDF nặng là hình ảnh: trang quét, ảnh chụp tài liệu bằng điện thoại và hình độ phân giải cao. Bản quét 10 trang ở 600 DPI dễ dàng vượt 50 MB, trong khi cùng những trang đó ở dạng chữ chỉ vài trăm kilobyte.
Thu nhỏ mà không mất chữ đọc được
Nén PDF có hai chế độ:
- Cân bằng chỉ nén lại hình ảnh bên trong PDF. Chữ vẫn sắc nét, chọn được và tìm kiếm được. Đây là chế độ nên thử trước.
- Mạnh biến mỗi trang thành một ảnh đã nén. Ngay cả bản quét cứng đầu nhất cũng nhỏ đi, nhưng chữ không còn chọn được; hãy dùng cho tài liệu bạn chỉ cần đọc.
Bản quét và PDF nhiều ảnh thường giảm 50 đến 90%. PDF được nén trong trình duyệt và không bao giờ tải lên, điều quan trọng với loại tài liệu người ta hay gửi qua email: hợp đồng, giấy tờ tùy thân và phiếu lương.
Nếu vẫn còn quá nặng
- Xóa những trang không ai cần bằng Xóa trang PDF, chẳng hạn trang trắng hay phụ lục dài.
- Gửi thành hai email: Tách PDF chia nó thành nhiều phần theo khoảng trang.
- Lần sau khi quét, hãy chọn 200 đến 300 DPI và thang xám cho tài liệu chữ. Chỉ riêng điều đó thường làm tệp nhỏ đi mười lần.